Introduction
Chaque année, de nombreuses entreprises se retrouvent confrontées à des problèmes de trésorerie dus à des situations imprévues ou à une baisse soudaine de leur activité. Pour éviter ces difficultés, il est crucial de réaliser des prévisions de trésorerie régulières. Cet article explore comment mettre en place une prévision de trésorerie efficace en utilisant les bons outils et en suivant des étapes structurées.
Pourquoi la prévision de trésorerie est-elle indispensable ?
Prévoir les décaissements
La mise en place d’un plan de trésorerie permet de prévoir les décaissements futurs, offrant ainsi une vision claire des dépenses à venir. Cela permet d’ajuster les budgets, par exemple en augmentant les dépenses d’acquisition de nouveaux clients ou en réduisant les investissements.
Anticiper la saisonnalité de l’activité
Les prévisions de trésorerie permettent de maîtriser la circulation du cash en fonction de l’activité de l’entreprise, assurant ainsi que les périodes creuses seront comblées par les périodes pleines.
Anticiper les besoins de financement
Si des décalages de trésorerie se créent, la prévision permet de les anticiper et de justifier la mise en place d’un financement avec la banque.
Ajuster le business model
La prévision de trésorerie permet de déterminer la pertinence du modèle d’affaires et de l’ajuster pour optimiser la trésorerie.
Étapes pour mettre en place une prévision de trésorerie
1. Choisir l’outil de prévision
Deux options principales s’offrent à vous :
- Excel : Offre une grande liberté dans la construction des prévisions, mais présente un risque élevé d’erreurs et nécessite de nombreuses manipulations.
- Outil de gestion de trésorerie : Moins modulables qu’Excel, ils sont toutefois efficaces pour automatiser la collecte et la mise en forme des données. Des exemples incluent Agicap et d’autres logiciels spécialisés.
Le choix de l’outil dépend du volume d’activité de l’entreprise, des problématiques de gestion de trésorerie et des compétences sur Excel.
2. Faire un état des lieux de la situation actuelle
Avant de se lancer dans des hypothèses de prévisions, il est essentiel de faire un état des lieux de la situation actuelle :
- Montant du chiffre d’affaires : Comprendre les revenus actuels et leurs tendances.
- Charges fixes et variables : Identifier les coûts de structure et les dépenses fluctuant avec l’activité.
Cela permet de poser les bases des prévisions.
3. Déterminer les hypothèses de prévisions
Inspirez-vous de la situation actuelle et des récentes évolutions pour formuler des hypothèses cohérentes. Par exemple, si le chiffre d’affaires augmente de 10 % chaque mois depuis un an, il serait irréaliste de projeter une hausse de 50 % pour les mois à venir.
4. Construire le tableau prévisionnel
Le tableau prévisionnel de trésorerie doit être divisé en deux parties :
- Encaissements : Modéliser les entrées d’argent liées à l’activité et aux financements. Soyez précis avec un détail par activités ou par clients.
- Décaissements : Inclure les dépenses liées à l’activité, au remboursement des financements et aux investissements à venir.
La différence entre ces deux catégories donne le solde prévisionnel de trésorerie.
Utiliser des outils de gestion de trésorerie
Avantages d’Excel
Excel est souvent le premier choix pour de nombreux dirigeants en raison de sa flexibilité. Il permet de créer des modèles sur mesure adaptés aux spécificités de chaque entreprise. Cependant, cette flexibilité peut aussi être une limitation, car elle nécessite une bonne maîtrise du logiciel et peut entraîner des erreurs de manipulation.
Avantages des logiciels spécialisés
Les outils de gestion de trésorerie, comme Agicap, automatisent la collecte et l’analyse des données financières, réduisant ainsi les risques d’erreurs et permettant de gagner du temps. Ces outils offrent également des fonctionnalités avancées pour la visualisation des flux de trésorerie et la simulation de scénarios.
Les scénarios de prévision de trésorerie
Scénario pessimiste
Anticipez une baisse significative de l’activité et des encaissements. Ce scénario permet de préparer des stratégies pour faire face à des périodes difficiles, comme la réduction des coûts ou le report d’investissements.
Scénario réaliste
Basé sur les tendances actuelles et les prévisions les plus probables, ce scénario aide à planifier les opérations quotidiennes et les besoins de financement de manière cohérente avec les attentes.
Scénario optimiste
Suppose une augmentation significative des encaissements et une croissance rapide de l’activité. Ce scénario permet de prévoir les investissements nécessaires pour soutenir la croissance et d’anticiper les besoins de financement supplémentaires.
L’importance de la mise à jour régulière
Un tableau prévisionnel de trésorerie n’est utile que s’il est régulièrement mis à jour. Les conditions du marché évoluent, les prévisions doivent donc être ajustées en fonction des données réelles et des nouvelles informations disponibles. Une mise à jour régulière permet de garder une vision actualisée de la trésorerie et d’anticiper les besoins financiers.
Anticiper les flux de trésorerie
Encaissements
Les encaissements représentent les flux de trésorerie entrants, tels que les paiements des clients, les subventions, les prêts et les autres sources de revenus. Pour anticiper les encaissements, il est important de suivre de près les délais de paiement des clients et de relancer ceux qui sont en retard.
Décaissements
Les décaissements sont les flux de trésorerie sortants, incluant les paiements aux fournisseurs, les salaires, les charges sociales, les impôts et les remboursements de prêts. Une bonne gestion des décaissements implique de planifier les paiements et de négocier des délais avec les fournisseurs lorsque cela est possible.
Utilisation des logiciels de prévision de trésorerie
Avantages des logiciels
Les logiciels de prévision de trésorerie offrent plusieurs avantages, notamment :
- Automatisation : Réduction du temps consacré aux tâches administratives.
- Précision : Moins de risques d’erreurs par rapport aux feuilles de calcul manuelles.
- Visualisation : Outils graphiques pour une meilleure compréhension des flux de trésorerie.
- Scénarios : Possibilité de simuler différents scénarios pour anticiper les besoins futurs.
Logiciels recommandés
- Agicap : Un des leaders sur le marché, offrant des fonctionnalités avancées pour la gestion des flux de trésorerie.
- Fygr : Autre outil performant permettant de suivre et d’anticiper les flux financiers de l’entreprise.
L’importance de l’analyse des données financières
L’analyse des données financières est cruciale pour comprendre les tendances de trésorerie et prendre des décisions éclairées. Une analyse approfondie des flux de trésorerie permet de :
- Identifier les périodes de surplus et de déficit.
- Optimiser les délais de paiement et d’encaissement.
- Prendre des décisions stratégiques sur les investissements.
Conclusion
Réaliser une prévision de trésorerie efficace est une étape cruciale pour assurer la stabilité financière de votre entreprise. En choisissant les bons outils, en établissant des hypothèses réalistes et en mettant régulièrement à jour votre tableau prévisionnel, vous pouvez anticiper les besoins de trésorerie et prendre des décisions éclairées pour optimiser la gestion de vos liquidités.
L’utilisation de logiciels spécialisés comme Agicap et Fygr peut grandement faciliter ce processus, en offrant une automatisation des tâches et une visualisation claire des flux financiers. N’oubliez pas d’analyser régulièrement vos données financières pour ajuster vos prévisions et rester réactif face aux changements du marché.
En suivant ces étapes et en restant vigilant quant à la gestion de votre trésorerie, vous pourrez non seulement éviter les problèmes de liquidités, mais aussi saisir les opportunités de croissance et d’investissement qui se présentent.
